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2009.02.19

Eメール

最近あまりにもたくさんの案件を抱えてしまっているため、1日にものすごくたくさんのEメールを打ちます。

私の仕事上においては、大きなくくりでまとめると数件のことでも、一人一人が別々のケースであり、それゆえ一対一で対処しなければならないため、まとめて一度に出すことができず、常に微妙に似ていても違う対応するようになります。そんな対応を毎日少なくても50人ぐらいと数回にわたりやっているわけです。

ちょっとトリートメントにも似ていますね、セラピストは一人で1日数人のクライアントに施術したとしても、クライアントにとってはセラピストは一人だし、トリートメントはその一回だけです。

同じようなメールを何度も何度も打っていて、一日の終わりになってくると、文字数も少なくなってくるし、もしかしたら対応もぶっきらぼうになっているかもしれないと時々思います。でも受取る側にしてみれば私からの連絡だけだから、本当に気をつけなければいけないことです。言葉にすると簡単ですけど量が多すぎると難しくなって来るんです。

特に最近はとっくに私の能力キャパを超えてたくさんの案件を抱えているため、連絡事項が多すぎて、残業時間に突入してもう帰りたいと思っていても、あと10件以上返事をしたり、新しいメールを打たなければならなかったりすると焦ってくるし…。それで家に帰ってまでも個人メールに届いた仕事のメールを処理してます。こちらは日本語がかなり速く打てるので少し楽ですけど、でも量の多さは何とも変えられません。

英語のメールを打つとしみじみ思いますが、「お世話になってます」とか、「よろしくお願いいたします」とかそういう類のものをいちいち書かなくても良い場合が多いので、楽ちんだったりします。また事務所のPCだと英語環境のPCなので日本語がなかなか上手く出せなかったり操作が面倒臭かったりすることもあり、余計に時間がかかり、ますます短文でぶっきらぼうになって行きます。

そして、日々いろんな人からのメールを受け取るので、中には自分の名前を書いていない人とか、何を聞いているのか用件がいまいちよくわからない人とかもいたりします。まぁ、そういう人は私が1日に100件もメールをやり取りしているなんて想像つかないのでしょうから、仕方ないですよね。

セラピストになる前はずっとオフィスで働いていましたが、商売の場合は、相手に何かを頼んだり、何かをしてもらったりする時に、間違いを起こしてもらっては困ること、できるだけ自分のお願いを優先してやってもらえること、良い返事を素早くもらえること、などを常に考えて連絡を入れます。丁寧であり、それでいてパーソナライズ(その相手を個別に識別)された文面で、簡潔に用件をまとめて気持ち良くやりとりしていくことを考えてメール作成をします。

そしてそんなやりとりを何度もとやっていると、表面だけの丁寧さではバレバレになってしまいます。気をつけなければならないことですね。

これだけ案件を抱えていると、何か探しものをしている時や、コンタクト先を探している時などに、それを探すヘルプをしてくださる方がいると本当に助かります。そしてお返事が素早かったりすると本当に頭が下がります。そんなメールにお礼の返事をすぐ書けなかったりすると悲しくなりますが(って、ブログ書いている間にメールしろって?確かに・笑)。

なので、聞こえてないと思うけど、ここに書いておきます。

皆様ご協力ありがとうございます。返事が遅いのは私の限界を超えた数の案件とメール連絡の多さのせいです(言い訳)。

4月の2週間の訪日では、15日間ぶっ続けで休みもなく、毎日複数回のミーティングが入っています。ミーティングがない時は1日ワークショップを行っています。そんな状態なのに、まだミーティング希望が列を作って待っているんです…。どこに入れたらいいのやら…。このスケジュールって私もCEOもぶっ倒れないんだろうか?とちょっと心配です。おまけに私は通訳もしないといけないから、2人分話をしなければならず、また声が出なくなったりしないように体調管理に気をつけなければなりません。

通訳って、2人分(時には数人分)話しているし、話っぱなしだから、体力もものすごく必要なんですよ…。そして1日ずっと英語と日本語のスイッチをオンオフしていると、だんだんスイッチの入れ方が狂って行って、日本人に英語で話したり、イギリス人に日本語で話したりするようになったりしていきます(笑)。ちょっと心配。

そんなわけで、これからしばらくはEメール地獄(?)から抜け出られそうもありません。

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